Сканирование

Сканирование помогает превратить бумажные материалы в удобный электронный архив, который можно хранить, передавать сотрудникам и использовать в дальнейшей работе. Такой формат особенно полезен организациям, где документы регулярно перемещаются между отделами, подрядчиками и специалистами.

В «4 Формата» помогаем перевести бумажные материалы в цифровой вид без необходимости самостоятельно организовывать процесс обработки большого количества листов. Вы передаёте исходные материалы, а мы выполняем работу и подготавливаем результат для дальнейшего использования.

Когда бумажный архив становится неудобным

Со временем рабочие материалы накапливаются: появляются старые экземпляры, дополнительные копии, документы разных периодов и проекты, которые могут понадобиться спустя месяцы или годы. Хранить всё это в бумажном виде бывает неудобно — требуется место, а поиск нужного материала занимает время.

Электронный архив решает эту задачу гораздо удобнее. Материалы можно разместить в корпоративном хранилище, передать специалисту или использовать как основу для дальнейшей работы с документацией.

Зачем переводить материалы в электронный вид

• уменьшается объём физического архива;
• проще создавать резервные копии материалов;
• документы удобно передавать между сотрудниками;
• не требуется постоянно обращаться к бумажному оригиналу;
• проще организовать хранение материалов по проектам и объектам;
• электронные копии можно использовать в удалённой работе.

Сканирование для строительных и проектных организаций

Для компаний, работающих с большим количеством технических материалов, цифровой архив становится частью обычного рабочего процесса. Электронные копии позволяют быстрее обмениваться информацией между офисом, проектировщиками, подрядчиками и специалистами на объекте.

Это особенно удобно при передаче материалов между несколькими участниками одного проекта, когда обращаться к бумажному экземпляру каждому сотруднику по очереди нерационально. Один подготовленный электронный архив значительно упрощает обмен информацией.

Подготовка материалов к электронному хранению

Перед началом работы важно определить, какой результат должен получить заказчик. Электронный архив может использоваться просто для хранения, для передачи другим участникам проекта или как часть внутренней системы документооборота.

Поэтому при оформлении заказа можно заранее обозначить требования к организации готовых материалов. Это позволяет сформировать результат так, чтобы после получения файлов ими было удобно пользоваться, а не тратить дополнительное время на приведение архива в порядок.

Когда особенно полезна оцифровка архива

Перевод бумажных материалов в электронный вид имеет смысл не только при создании нового архива. Такая работа может понадобиться при переезде офиса, передаче проекта другой организации, подготовке материалов к длительному хранению или восстановлении удобного доступа к накопленной документации.

Если бумажные материалы занимают значительную часть рабочего пространства или постоянно используются несколькими специалистами, электронная копия позволяет сделать работу с информацией заметно удобнее.

Как организуем работу

1. Вы передаёте материалы и рассказываете, какой результат необходим.
2. Мы оцениваем объём и особенности заказа.
3. Согласовываем стоимость и сроки выполнения.
4. После обработки передаём подготовленные электронные материалы.

Для большого объёма можно заранее согласовать порядок обработки материалов, чтобы работа проходила последовательно и без путаницы между отдельными частями архива.

Сканирование в Москве

Принимаем заказы от организаций, проектных компаний, строительных специалистов и частных клиентов в Москве. Можно обратиться как с разовой задачей, так и с большим объёмом материалов, который необходимо постепенно перевести в электронное хранилище.

Планируете перевести бумажный архив в электронный вид? Передайте материалы на оценку — определим объём работы, стоимость и сроки.